PRIVACYVERKLARING

Wie zijn we

Ons site-adres is: https://www.acalken.be

1. Algemeen

Als Alkerse Atletiekclub zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Atletiekclub Alken vzw, stamnummer , aangesloten bij de Vlaamse atletiekliga, afgekort ACA vzw.

Zetel: Koutermanstraat 2 , 3570 Alken

Emailadres: aca@atletiek.be

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door ACA vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

om aan te sluiten bij de Vlaamse atletiekliga (uitvoering overeenkomst);
om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de federaties en haar aangesloten atletiekclubs (uitvoering overeenkomst);
ter promotie van de atletiek (gerechtvaardigd belang);
op te stellen van vrijwilligerscontract (uitvoering overeenkomst);
het bezorgen van informatie voor de goede werking van de club en uitnodigingen voor activiteiten van de club (gerechtvaardigd belang);
het bekomen van subsidiëring door de federatie en de gemeente (wettelijke verplichting).

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

identiteitsgegevens van het lid: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm nummer, e-mail, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit;
info rond aansluiting: datum betaling, bedrag, aanvraag vergunning, borstnummer, stamnummer bij de Vlaamse atletiekliga;
info rond kledij: t-shirt, trainingsvest, maat;
info voor communicatie en ingeval van nood: familienaam, voornaam, gsm nummer, e-mail (ouders, partner of vrienden);
indien van toepassing: wedstrijdresultaten, G-sport classificatie, juryniveau, opleidingsniveau trainersopleiding, functie binnen de vereniging;
beeldmateriaal: foto’s en/of video’s gemaakt tijdens de activiteiten van de federatie en haar clubs.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

4. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door:

verantwoordelijken van ACA vzw (voorzitter, secretaris, penningmeester, bestuursleden, trainers);
personeelsleden van de Vlaamse atletiekliga;
verantwoordelijken van de clubs van de Vlaamse atletiekliga;
provinciale aanduider (voor juryleden).

5. Verstrekking aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo geven we gegevens door aan een derde partij voor:

voor de sportieve werking van de Vlaamse atletiekliga;
het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, cloud, ..).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

6. Verstrekking aan derden-ontvangers

We geven gegevens door aan een derde partij (ontvanger) voor:

inschrijvingen/deelname aan competities op verschillende niveaus
decretale verplichting (subsidiëring federatie of gemeente)

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met andere derden-ontvangers indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

7. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

8. Bewaartermijn

ACA vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

ACA vzw verbindt zich ertoe de algemene gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na de laatste activiteit van het lid binnen de federatie of haar clubs voor statistische doelstellingen.

Wedstrijdresultaten (van officiële competities) worden onbeperkt bijgehouden om jaarranglijsten, allertijden lijsten en palmaressen te kunnen produceren.

9. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

alle personen die namens ACA vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en confidentieel gebruik;
we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
al onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

10. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.

Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

11. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevens-beschermingsautoriteit (GBA).